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Son elementos formales de los actos administrativos: el procedimiento, la forma de la declaración y la motivación cuando es legalmente exigible.

El procedimiento es el conjunto de actuaciones preparatorias y conducentes al acto o resolución final cuya finalidad es asegurar el acierto y la eficacia de la Administración Pública, además de garantizar los derechos y libertades de los particulares. Es un requisito esencial, que cumple una función análoga al proceso judicial.

La esencialidad viene impuesta por la LPAC (“los actos administrativos se producirán por el órgano los competente mediante el procedimiento que, en su caso, estuviese establecido”) con sanción de nulidad de pleno derecho para “actos que fueren dictados prescindiendo total y absolutamente del procedimiento legalmente establecido”.

12.1.Forma de la declaración

La regla general sobre la forma de declaración es la exigencia de forma escrita en términos análogos a los exigidos en los actos judiciales. Se justifica esta regla debido a que los actos administrativos son actos recepticios, que deben documentarse, notificarse o publicarse, porque son creadores de derechos y deberes, dotados de fuerza ejecutoria (lo que exige una constancia y prueba indubitada) y, también, porque al integrarse en los actos administrativos un conjunto de voluntades exteriorizadas a lo largo del procedimiento hay que dejar constancia fidedigna de esa participación.

Al respecto la LPAC establece que los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma de expresión y constancia.

La forma escrita como garantía mínima es la regla general cuando se trata de resoluciones, es decir, de actos administrativos.

El contenido de la declaración en que los actos consisten, deberá siempre recoger algunos datos que permitan la identificación del acto mismo, como la autoridad que lo dicta, mandato o resolución y la fecha, así como la motivación en los casos que es preceptiva.

Por último y de manera fundamental, el acto debe contener la decisión, que deberá ser motivada en los casos que proceda, y expresará, además, los recursos que contra la misma procedan, órgano administrativo o judicial ante el que hubieran de presentarse y plazo para interponerlos, sin perjuicio de que los interesados puedan ejercitar cualquier otro que estimen oportuno.

12.2.La motivación

Como requisito de forma, en determinados casos se exige expresar los motivos que lo justifican.

La LPAC la impone en los siguientes casos:

  1. Los actos que limiten derechos subjetivos o intereses legítimos.
  2. Los que resuelvan procedimientos de revisión de oficio de disposiciones o actos administrativos, recursos administrativos y procedimientos de arbitraje, y los que declaren su inadmisión.
  3. Los que se separen del criterio seguido en actuaciones precedentes o del dictamen de órganos consultivos.
  4. Los acuerdos de suspensión de actos, cualquiera que sea el motivo de éstos, así como la adopción de medidas provisionales.
  5. Los acuerdos de aplicación de la tramitación de urgencia, de ampliación de plazos y de realización de actuaciones complementarias.
  6. Los actos que rechacen pruebas propuestas por los interesados.
  7. Los actos que acuerden la terminación del procedimiento por la imposibilidad material de continuarlo por causas sobrevenidas, así como los que acuerden el desistimiento por la Administración en procedimientos iniciados de oficio.
  8. Las propuestas de resolución en los procedimientos de carácter sancionador, así como los actos que resuelvan procedimientos de carácter sancionador o de responsabilidad patrimonial.
  9. Los que se dicten en el ejercicio de potestades discrecionales, así como los que deban serlo en virtud de disposición legal o reglamentaria expresa.

La motivación consiste en una sucinta referencia de hechos y fundamentos de derecho. Su brevedad no supone que pueda ser cumplida con cualquier formulismo. Ha de ser suficiente para dar razón plena del proceso lógico y jurídico del acto en cuestión, sin que valgan las falsas motivaciones.

El Tribunal Supremo, valorando la incidencia de la falta de motivación sobre la validez del acto administrativo, ha señalado que la motivación es tanto para los actos que limitan derechos como para los que los extinguen (siendo inválido si se limita a la invocación del precepto legal sin especificar los hechos determinantes de la decisión).

Se entiende que se da la motivación mediante la aceptación e incorporación al texto de la resolución de informes o dictámenes previos.

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