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Para facilitar la conservación de estos bienes se prevé que la Administración del Estado, en colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccione el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y el Catálogo colectivo de los bienes integrantes del Patrimonio Bibliográfico, pudiendo recabar de sus titulares el examen de los mismos, así como las informaciones pertinentes. Aquellos bienes que tengan una singular relevancia serán incluidos en una sección especial del Inventario General de Bienes Muebles del Patrimonio Histórico (arts. 51 y 53 LPHE).

En cuanto a los bienes de titularidad pública, se reserva a la Administración competente la exclusión o inclusión de los mismos en el Patrimonio Histórico a propuesta de los poseedores o propietarios públicos, sin que en ningún caso se puedan destruir tales documentos cuando tengan valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los Entes públicos (art. 55).

La consulta de los documentos de los Entes del sector público se sujeta a las siguientes reglas:

  1. Con carácter general, tales documentos, concluida su tramitación y depositados y registrados en los Archivos Generales de las correspondientes Entidades de Derecho público, serán de libre consulta, a no ser que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la averiguación de los delitos, salvo que la Autoridad que hizo la correspondiente declaración de documento secreto o reservado autorice su consulta (art. 57).
  2. Los documentos que contengan datos personales de carácter, procesal, clínico o de cualquier otra índole que pueda afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que hayan transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida, o en otro caso de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos (art. 57).

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