La primera noticia que nos llega sobre la aparición de estas sociedades se remonta a la guerra contra Aníbal, en el año 215 a.C, según nos relata Tito Livio. El Senado hace una llamada patriótica a cuantos habían acudido otras veces en ayuda de las finanzas públicas para dotar de aprovisionamientos a los ejércitos y a las naves de estancia en España. Acuden a la subasta 3 sociedades y 19 individuos.
Estas sociedades también se dedicaban entonces a la construcción y sostenimiento de edificios públicos y sagrados (ultra tributa). En el año 199 a.C. los censores Cornelio Escipión Africano y Elio Peto crearon las tasas portuarias (portoria) de Capua, Pozzuoli y Castrum. Los publicanos intervienen también en la administración de los pastos públicos y en el cobro de la tasa de scriptura.
En virtud de las condiciones fijadas por los censores (lex censoria) para el cobro de los impuestos públicos por parte de los publícanos se otorgó a estos concesionarios el Derecho de toma de prenda contra aquéllos que resultaran deudores tributarios por ministerio de la Ley.
Estas entidades tenían en sus órganos directivos y sus socios, una organización parecida a lo que hoy son las sociedades capitalistas o por acciones. El magistrado representante del Pueblo, una vez celebrada la subasta, contrata con el gestor representante de la sociedad (manceps) en las condiciones previstas en la lex locationes, asumiendo la posición y obligando a la sociedad como un concesionario individual.
En función de la lejanía de Roma se mantenían en las diversas localidades familias de esclavos y de directivos con funciones ejecutivas. Las funciones directivas se desempeñaban por los jefes o directores generales (magistri) en Roma y los delegados territoriales o promagistri en las provincias. Su cargo era de un año.
Según una noticia procedente de Cicerón, existían tres magistri para una misma sociedad que operaba en Sicilia. Entre estos dirigentes tenía una especial y delicada misión el que se encargaba de las cuentas y libros contables, que dirigía la oficina de los escribientes o tabellara. Cada magister debía entregar al terminar su mandato todas las escrituras y libros contables a su sucesor, pero para protegerse de eventuales reclamaciones solía conservar una copia (exempla) de lo entregado.
Otros cargos eran los decumanos que eran ex directores o magistri encargados de la documentación de la sociedad. Cicerón habla con sentido equivalente del decretum decumanorum y del decretum sociorum, calificando a estos directivos como príncipes et quasi senatores publicanorum. Los delegados en las provincias o promagistri debían ser también directivos pues tenía la delicada misión de pactar con los gobernadores y las ciudades las tasas a aplicar.
Los adfines eran personas con vínculos en la sociedad, pero sin ser socios. Eran titulares de partes en la sociedad. Las sociedades a veces se agrupaban para encargarse de los impuestos de las provincias, hasta el punto de que se escribe sobre societas multipartita o en términos modernos de holding de sociedades.
Los autores se plantean la cuestión de las escasas noticias que nos han llegado de las elaboraciones de la jurisprudencia republicana y clásica sobre estas grandes sociedades capitalistas, sobre todo en las cuestiones de las relaciones internas entre los socios.
En algunos textos de Alfeno Varo se plantean cuestiones referentes a la concesión de impuestos o vectigalia.
En un fragmento de Ulpiano, existen claramente diferenciadas cuatro tipos de sociedades: "Las sociedades se contraen bien sobre todos los bienes (sive universorum bonorum), bien para algún negocio determinado (sive negotiationis alicuius) bien para contratas públicas (sive vectigalis) bien para una sola negociación (sive etiam rei unius)".
Existen decisiones jurisprudenciales que afirman la existencia de determinadas reglas específicas que se aplican a este tipo de societas vectigalis. Un texto de Pomponio referente a la extinción de la sociedad por la muerte del socio afirma:
"En la sociedad de concesiones públicas la sociedad perdura también después de la muerte de alguno de los socios, pero únicamente si la parte del difunto fue atribuida a su heredero, de modo que deba entrar éste como un socio más; lo cual debe ser estimado por la voluntad del disponente. ¿Qué ocurriría si hubiese muerto aquél en consideración a cuyos servicios se constituyó principalmente la sociedad o sin cuya colaboración no puede ser ésta administrada?".
Por otra parte, de los textos se deduce también que existe en estas sociedades una especial resistencia a llevar ante un juez privado, que podía pertenecer o no al orden equestre más favorable, asuntos de gran importancia económica que podían proporcionar datos que no era aconsejable divulgar. Por ello, los socios con discrepancias acudirían a los oficios de magistrados amigos o pactarían arbitrajes privados, como ocurre hoy en muchos asuntos mercantiles. Puede también aducirse que es probable que en mentalidad de los juristas se fuese abriendo paso la idea de considerar a estas sociedades de publícanos como un cuerpo independiente (corpus) y hacerle reconocer una limitada personalidad jurídica. En un texto de Gayo se afirma: "Los que pueden constituirse como colegio, sociedad, o cualquier otra corporación (corpus), tienen como si fueran una ciudad, bienes comunes, caja común y un apoderado o síndico, por medio de quien, como en una ciudad, se trate y haga lo que deba tratarse y hacerse en común".
La sociedad de los publícanos, con sus peculiaridades, era considerada como una sociedad de ganancias. En el siglo I a.C. los juristas definen los caracteres de una sociedad de ganancia (societas quaestus), que suscita dudas sobre todo en relación con el lucro o ganancia que debe ponerse en común, así como el reparto de los daños y pérdidas.
En una sociedad de ganancias, del tipo de la constituida para un negocio determinado (societas alicuius negotiationis), debe incluirse la formada en los años 87-86 a.C. por C. Quincio, que poseía en la Galia Narbonense tierras de ganado y cultivos muy fértiles, y Sexto Nevio de profesión pregonero (praeco) en las subastas según la exposición de Cicerón. Quincio aporto a la sociedad sus posesiones en la Galia y Nevio una parte de capital que Cicerón no menciona y su trabajo personal. La sociedad tenía como objeto las cosas que se comprasen en las Galias. Nevio opera en una subasta Gallicana y como adquirente, junto con el hermano heredero de su socio, los bienes del caballero Sesto Alfeno, cuyo patrimonio se vendió en subasta como proscrito por Sila. Se trataba, por tanto de una sociedad de ganancias, con aportaciones de capital muy diferentes pero con amplias posibilidades de beneficios dada la inteligencia y habilidad de Nevio como intermediario en las subastas.
Por éste y otros ejemplos podría pensarse que la empresa para determinado negocio fuese la [orina preferida pollos negociantes fueren socios o no de publícanos. Estos negotiatores ejercían su actividad en paralelo a la desarrollada por los publícanos en el cobro de impuestos y la explotación minera.
Junto a estas empresas comerciales existían otras empresas industriales. Las minas estaban en manos de los publícanos y eran explotadas por sus grandes sociedades. Pero junto a las minas, había, además, otras empresas industriales dedicadas a la producción de cerámica, de vidrio y de cañerías para conducir el agua y otras muchas. Estas sociedades podían tener una duración limitada a cinco años que ordinariamente duraban las contratas. Pero la permanencia de los directivos y de las familias de esclavos en las provincias hacía que fuera frecuente la constitución de sociedades con duración ilimitada que acudirían sucesivamente a los concursos que se convocaban para obras o cobro de impuestos, con la ventaja que reportaba la inversión continua de los capitales y de las ganancias obtenidas. Sus actividades se extienden al ámbito de la banca: cambio de monedas y operaciones de transferencia de fondos entre las varias sedes en que operaban y a la concesión de préstamos a los deudores morosos.
Las contratas para la exacción de impuestos de aduana se adjudicaban ordinariamente a las sociedades de publícanos por un quinquenio. El publicano responsable podía hacerse representar por un procurador, que de ordinario pertenecía a la familia de los libertos. Este representante o delegado presidía los locales o estaciones, donde debía figurar el nombre del publicano y del procurador, pactaba los acuerdos, recibía los pagos y emitía los recibos y, en general, realizaba los mismos actos de gestión que el publicano director.
En conclusión, las sociedades de los publícanos eran las más parecidas en estructura y funcionamiento a las que hoy se llaman sociedades capitalistas o por acciones. Tenían directivos seleccionados para las diferentes operaciones comerciales tanto en Roma como en provincia, que tenían una duración limitada de un año de ejercicio y encargados de la caja común y de la contabilidad que transmitían a sus sucesores. Junto a los socios ordinarios, que participaban en las asambleas y decisiones de la sociedad, existían otros asociados, los adfines, que sólo eran inversionistas de determinadas partes del capital social. Si esas participaciones eran transmisibles a otras personas no lo sabemos, pero el carácter personalista de la sociedad romana parecen excluir esta posibilidad.
