8.3. Organización y funcionamiento del Registro Mercantil

3.1. Los Registros Mercantiles territoriales

El sistema mercantil español pertenece a los denominados sistemas de Registro descentralizado. El Registro es una oficina pública y radica en todas las capitales de provincia, que está a cargo de los Registradores de la propiedad y mercantiles (art. 13.1 RRM), y depende del Ministerio de Justicia, a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Cada Registro Mercantil tienen uno o varios titulares. En las provincias de mayor actividad económica, el Registro Mercantil cuenta con una pluralidad de Registradores mercantiles, los cuales llevarán el despacho de los documentos con arreglo al convenio de distribución de materias o sectores que acuerden, que deberá ser sometido a la aprobación de la Dirección General de los Registros y el Notariado (art. 15.1 RRM). En las provincias de menor actividad económica, el titular del Registro Mercantil suele tener también la titularidad de un Registro de la Propiedad.

El Reglamento del Registro Mercantil determina qué libros y legajos debe llevar cada Registro Territorial y las formalidades comunes de esos libros (art. 23 a 32 RRM).

3.2. El sistema de hoja personal: apertura y cierre

El Registro Mercantil se lleva por el sistema de hoja personal (art. 3 RRM). Ello significa que, al practicar la primera inscripción de un sujeto inscribible, se abre una hoja numerada en el Registro, en la que en los folios que sean necesarios, se practicarán todos los elementos posteriores relativos a ese sujeto.

Para la apertura de la hoja registral es competente el Registrador mercantil correspondiente al domicilio del sujeto inscribible (art. 17.1 RRM). Como la circunscripción territorial del Registro Mercantil, salvo excepciones, es provincial, para el cambio de domicilio del sujeto inscrito a provincia distinta, se presentará en el Registro Mercantil de destino certificación literal de las inscripciones practicadas en la hoja abierta en el Registro Mercantil de origen, a fin de que esas inscripciones se trasladen a la nueva hoja que se le abra en dicho Registro Mercantil de destino.

En cuanto a la cancelación de los asientos, cuando el registrador mercantil practica el asiento general de cancelación de todas las inscripciones realizadas en aquella hoja tiene lugar el llamado cierre definitivo de la hoja.

Pero el cierre de la hoja puede ser provisional, ya sea parcial o sea total. El cierre es parcial cuando a pesar del cierre, se autoriza la práctica de algunas inscripciones que específicamente enumera la Ley o el Reglamento. Y es total cuando ya no cabe practicar inscripción alguna en la hoja abierta a ese sujeto en tanto no se regularice la situación que motivó el cierre de esa hoja.

Especial consideración merece el cierre provisional del Registro Mercantil por impago de impuestos estatales. En cada Delegación de la AEAT se lleva un índice de entidades en el que figuran inscritas las que tengan el domicilio fiscal dentro del ámbito territorial de la Delegación (art. 118 Ley 27/2014). Cuando los débitos tributarios de la entidad sujeta al IS sean declarados fallidos, o cuando la entidad no haya presentado la declaración correspondiente al IS durante tres períodos impositivos consecutivos, la AEAT, previa audiencia de los interesados, dictará acuerdo de baja provisional que notificará al Registro Mercantil si la sociedad o entidad figura inscrita en ese Registro Mercantil procediendo el Registrador al cierre provisional de la hoja mediante nota marginal en la que hará constar que, en lo sucesivo, no podrá realizarse ninguna inscripción que a dicha hoja concierna sin presentación de certificación de alta en el índice de entidades. El cierre provisional de la hoja registral establecida en la norma legal tributaria, cuenta, sin embargo, con algunas excepciones: pueden extenderse los asientos ordenados por la Autoridad judicial y aquellos otros que hayan de contener los actos necesarios que sea presupuesto para la reapertura de la hoja, así como los relativos al depósito de las cuentas anuales, pero no los relativos a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores.

3.3. El proceso de inscripción

El proceso de inscripción se inicia con la presentación de los documentos en los que constan las circunstancias de los sujetos que pretenden ser inscritos o los actos objeto de inscripción. En esta materia rigen los denominados principios de rogación y de titulación pública. El principio de rogación significa que el procedimiento dirigido a la práctica de los asientos registrales se inicia a instancia de parte legitimada, y no de oficio, por el Registrador mercantil.

El principio de titulación pública significa que la inscripción tiene que practicarse en virtud de documento público. Son documentos públicos las escrituras públicas, los documentos judiciales y los documentos administrativos. Por excepción, la inscripción se practicará en virtud de documento privado en los casos expresamente prevenidos en las Leyes y en el Reglamento del Registro Mercantil (art. 18.1 CCom y art 5.1 y 2 RRM).

Es indiferente que se trate de un documento público otorgado en España o en el extranjero. El documento extranjero, debidamente apostillado, constituye título hábil para la inscripción (art. 5.3 RRM).

La presentación debe hacerse en el Registro Mercantil del domicilio del sujeto inscribible o inscrito (art. 17.1 RRM). La presentación puede ser física, es decir, realizarse mediante la entrega o consignación material del título a inscribir, por fax o por vía telemática y con firma electrónica del Notario.

En los últimos años, se han aprobado distintas disposiciones que imponen la presentación telemática:

  • En materia de constitución de sociedades mercantiles, la regla general es la presentación telemática; la presentación física o material es la excepción. La presentación telemática se realiza sin necesidad de acreditar la previa autoliquidación del impuesto correspondiente con alegación de exención.
  • En materia de constitución de fondos de pensiones, la presentación telemática de la escritura pública de constitución del fondo no admite excepciones de clase alguna (art. 11.2 RD Legislativo 1/2002).

Presentado a inscripción un documento, rigen los principios de prioridad y de tracto sucesivo. Según el principio de prioridad, inscrito o anotado preventivamente en el Registro Mercantil cualquier título, no podrá inscribirse o anotarse ningún otro de igual o anterior fecha que resulte opuesto o incompatible con él (art. 10.1 RRM). Según el principio de tracto sucesivo, para inscribir actos o contratos relativos a un sujeto inscribible será preciso la previa inscripción del sujeto (art. 11.1 RRM); para inscribir actos o contratos modificativos o instintivos de otros otorgados con anterioridad será precisa la previa inscripción de éstos (art. 11.2 RRM).

Una vez presentado el documento o los documentos necesarios para la práctica de la inscripción, el Registrador mercantil debe proceder a la calificación de los mismos. La calificación es el examen que, por imperativo legal, debe realizar el Registrador para comprobar la legalidad de los títulos o documentos presentados a los meros efectos de extender, suspender o denegar el asiento solicitado. La calificación consiste, pues, en el control de la legalidad del título que se presenta a inscripción. Es un control obligatorio ya que el Registrador ha de pronunciarse necesariamente sobre el título presentado, practicando la inscripción, suspendiendo la práctica de la misma o denegándola; un control personalísimo que no es susceptible de ser delegado; y un control independiente pues el Registrador no puede recibir instrucciones ni intromisiones de autoridades judiciales o administrativas, sin perjuicio de que las Resoluciones de la Dirección General de los Registros y el Notariado que estimen recursos interpuestos contra la calificación del Registrador tengan carácter vinculante para todos los Registradores mientras no se anulen por los Tribunales (art. 327 LH).

La calificación se limita a comprobar la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos de toda clase en cuya virtud se solicita la inscripción, así como la capacidad y legitimación de los que los hubieran otorgado o suscrito y la validez de su contenido (art. 18.2 CC y 58.2 RRM).

Como los únicos medios que puede utilizar el Registrador para realizar la calificación son los propios documentos presentados y los asientos del Registro con ellos relacionados (art. 18.2 CCom), el Registrador, al calificar, sólo puede fundarse en lo que conste en los documentos presentados en el Registro.

En el caso de que un Registro Mercantil esté a cargo de dos o más Registradores, la Ley establece el deber de procurar en lo posible, la uniformidad de los criterios de calificación.

El plazo máximo para practicar la inscripción es de 15 días contando desde la fecha del asiento de presentación. Por excepción, los plazos máximos de inscripción de las escrituras de constitución de sociedades limitadas presentadas por vía telemática son mucho más breves y lo mismo sucede respecto de la sociedad Nueva Empresa (art. 441.1 LSC).

La calificación realizada fuera de plazo por el Registrado titular producirá una reducción de aranceles de un 30%, sin perjuicio de la aplicación del régimen sancionador correspondiente (art. 18.6 CCom).

Cuando la calificación del Registrador es positiva no cabe recurso administrativo alguno. En ese supuesto, quien acredite interés legítimo podrá solicitar ante la jurisdicción civil la declaración judicial de inexactitud o de nulidad del asiento practicado (art. 20.1 CCom). Cuando la calificación es negativa, el Registrador debe notificarla al presentante del título y al Notario que lo hubiera autorizado o a la autoridad judicial o administrativa que lo haya expedido. El interesado tiene una muy importante opción: dentro de los 15 días siguientes al de la notificación de la calificación negativa, puede instar que el título sea calificado por otro Registrador, quién asumirá la calificación bajo su responsabilidad, o puede, por el contrario, recurrir ante la Dirección General de los Registros y el Notariado.

La legitimación para la interposición de este recurso gubernativo de reforma se reconoce no sólo a la persona a cuyo favor se hubiera de practicar la inscripción, a quien tenga interés conocido en asegurar los efectos de está y a los representantes legales y voluntarios de esos legitimados, sino también al Notario que hubiera autorizado el documento, a la autoridad judicial o al funcionario competente de quien provenga la ejecutoria, el mandamiento o el título presentado y, en ciertos casos, al Ministerio Fiscal (arts. 18.7 CCom, 325 LH y 67 RRM).

3.4. Las relaciones entre registro mercantil y registro de la propiedad

En el proceso de inscripción expuesto se echa de menos una adecuada coordinación legislativa entre Registro Mercantil y Registro de la Propiedad para mayor seguridad del tráfico.

Entre otros ejemplos, destaca la doctrina tradicional de la Dirección General de los Registros y el Notariado según la cual el hecho de que sea obligatoria la inscripción en el Registro Mercantil del nombramiento de los administradores y de los apoderados generales no impide que éstos, aunque no estén inscritos, puedan otorgar actos y contratos inscribibles en el Registro de la Propiedad y que esos actos y esos contratos se inscriban en dicho Registro a pesar de la falta de inscripción del representante orgánico o voluntario.

De otro lado, conviene advertir el hecho de que, al autorizar las escrituras públicas otorgadas por administradores de sociedades mercantiles y por apoderados de toda clase, el Notario no está obligado a consultar por vía telemática el Registro Mercantil. En el Derecho vigente, el juicio de suficiencia se realiza, pues, al margen del Registro Mercantil. La consecuencia es que se pueden presentar a inscripción en el Registro de la Propiedad actos y contratos otorgados en escritura pública por personas que han sido cesadas como administradores de la sociedad en cuyo nombre actúan o por pretendidos apoderados cuyos poderes han sido revocados.