1.1. Las cuentas anuales
La Ley impone al empresario la redacción de las cuentas anuales, como medio de conocer su situación económica y de establecer periódicamente los beneficios o pérdidas experimentados en el ejercicio de la actividad empresarial (art. 34 CCom). La finalidad de las cuentas anuales es la obtención de la denominada imagen fiel de la situación de la empresa. En todo caso, el Código de Comercio establece que "cuando la aplicación de las disposiciones legales no sea suficiente para mostrar la imagen fiel, se suministrarán las informaciones complementarias precisas para alcanzar ese resultado" (art. 34.3).
En el caso de las sociedades mercantiles, si las cuentas anuales no reflejan la imagen fiel, el acuerdo de la junta general de aprobación de esas cuentas sería impugnable por contrario a la ley (art. 204.1 LSC), estando legitimados para ejercer la acción los administradores, cualquier tercero que acredite interés legítimo y cualquiera de los socios, siempre que hubiera adquirido tal condición antes de la adopción del acuerdo y que represente, individual o conjuntamente, al menos el uno por ciento del capital (art. 206.1 LSC).
Las cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio del ejercicio (ECPN), un estado de flujos de efectivo (EFE) y la memoria. A pesar de ser documentos de naturaleza diversa, todos ellos forman una unidad (art. 34.1).
En la confección de las cuentas el Código de Comercio exige: que en la contabilización de las operaciones se atienda a la realidad económica de cada una de ellas; que los valores se expresen en euros; que expresen las cifras contables del ejercicio anterior; que la estructura y contenido se ajuste a los modelos reglamentarios; y que la estructura no se modifique de un ejercicio a otro.
1.2. El balance
El balance es un cuadro o representación gráfica y comparativa de los saldos de las diferentes cuentas del activo y del pasivo, que resume toda la contabilidad del ejercicio. Para ello los datos contables se agrupan en diversas cuentas organizadas en dos columnas (activo y pasivo). Las cuentas contenidas en la columna del activo representan el valor de los bienes y derechos del empresario. Las cuentas agrupadas en la columna del pasivo muestran la procedencia de los recursos que aparecen en la columna del activo, es decir, cuáles son los fondos propios y cuáles los fondos ajenos o deudas con acreedores (art. 35.1 CCom).
El activo del balance comprende el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. Es el empresario el que, en función de las características de la actividad empresarial, determina qué elementos se integran en el activo fijo y cuáles en el circulante. El activo circulante o corriente comprende los elementos del patrimonio que se espera enajenar, consumir o realizar en el transcurso del ciclo normal de explotación, así como aquellas partidas cuyo vencimiento, enajenación o realización, se espera que se produzca en un plazo de un año. Los demás elementos del activo deben clasificarse como fijos o no corrientes (art. 35.1 CCom).
El pasivo se integra por el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente. El pasivo circulante o corriente comprende las obligaciones cuyo vencimiento o extinción se espera que se produzca durante el ciclo normal de explotación, o no exceda el plazo máximo de un año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Los demás elementos del pasivo deben clasificarse como no corrientes.
Además del activo y del pasivo, en el balance debe figurar el patrimonio neto, diferenciando los fondos propios de las restantes partidas que lo integran.
El balance ofrece una visión de la situación patrimonial de la empresa correspondiente a un momento determinado.
1.3. La cuenta de pérdidas y ganancias
La cuenta de pérdidas y ganancias es el complemento del balance. Comprende los ingresos y los gastos del ejercicio y el resultado del mismo. La cuenta de pérdidas y ganancias indica el empleo de los recursos empresariales, y cuáles han sido las causas de la existencia de beneficios y pérdidas.
1.4. Los demás documentos contables
El denominado "estado que muestre los cambios en el patrimonio neto" (ECPN) -que es complementario de la cuenta de pérdidas y ganancias, y no será obligatorio para aquellas sociedades que puedan formular balance en modelo abreviado (art. 257.3 LSC)- recoge el registro de ciertos ingresos ocasionados por las variaciones de valor derivadas de la aplicación del criterio del valor razonable. Este documento tiene dos partes:
- La primera refleja exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto.
- La segunda contiene todos los documentos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales.
El estado de flujos de efectivo (EFE) -que únicamente tiene que formularse por aquellas sociedades que no puedan formular balance abreviado (art. 257.3 LSC)- pondrá de manifiesto, ordenados por categorías, los cobros y pagos realizados por la empresa (art. 35.4 CCom).
El último documento que integra las cuentas anuales es la memoria. Se trata de un documento accesorio o complementario que completa, amplía, y comenta la información contenida en los demás (art. 35.5 CCom).