6.2. El deber de contabilidad del empresario

2.1. El deber de contabilidad

La Ley impone a todo empresario, sea persona natural o jurídica, la llevanza de "una contabilidad ordenada", que además, tiene que ser "adecuada a la actividad de su empresa" (art. 25.1 CCom).

El CCom establece dos exigencias que la contabilidad tiene que cumplir:

  • En primer lugar, tiene que ser ordenada.
  • En segundo lugar, la contabilidad tiene que ser adecuada a la actividad de la empresa.

En cuanto deber legal, la llevanza de la contabilidad recae sobre el propio empresario, trátese de persona natural o de persona jurídica. En el caso de las sociedades mercantiles recae sobre el administrador.

2.2. Libros obligatorios y libros potestativos

El CCom impone al empresario la obligación de llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario, sin perjuicio de los establecido en las leyes o disposiciones especiales (art. 26 CCom).

El libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un registro contable periódico y sistemático: se abrirá con el inventario inicial detallado de la empresa; al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación; y al cierre de cada ejercicio se transcribirán también el inventario de cierre y las cuentas anuales (art. 28 CCom).

El libro Diario es aquel en el que se recogen todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa (art. 28.2 CCom). Se trata de un registro contable de carácter cronológico y analítico.

El libro de Inventario y Cuentas Anuales y el libro Diario no son los únicos obligatorios que se refiere el Código de Comercio, aunque si los únicos libros obligatorios de contabilidad, exigidos a toda clase de empresarios. Al lado de ellos, también es obligatorio el libro de actas (art. 26.1 CCom) en las sociedades mercantiles cualquiera que sea su forma social. En él se transcribirán, al menos, los acuerdos adoptados por las juntas de socios y demás órganos que pudiera tener la sociedad.

También son libros obligatorios para las sociedades anónimas y comanditarias por acciones con acciones nominativas el llamado libro de registro de acciones nominativas (art. 116 LSC) y para las sociedades de responsabilidad limitada el libro de registro de socios (art. 104 LSC). Las sociedades unipersonales deben llevar, además, un libro-registro en el que se transcriban los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad (art. 16 LSC).

2.3. La llevanza de los libros de contabilidad

El CCom impone requisitos formales en la llevanza de la contabilidad, con los que se intenta alcanzar mayor grado de claridad y fiabilidad.

Los requisitos extrínsecos son la exigencia de que la contabilidad se lleve en libros y que, además, esos libros sean objeto de legalización. Esos libros deben ser presentados para su legalización en el Registro Mercantil del lugar donde el empresario tenga su domicilio, antes de su utilización, debiendo estar completamente en blanco y numerados correlativamente todos los folios de que se componen (art. 27.1 CCom). Se admite una legalización a posteriori siempre que se presenten a legalización "antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio" (art. 27.2 CCom).

En cuanto a los requisitos intrínsecos la Ley exige que, cualquiera que fuere el procedimiento utilizado, todos los libros y documentos contables sean llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.

2.4. El valor jurídico de los asientos contables

La contabilidad es un sistema de información que no constituye la realidad económica de la empresa, sino que tan sólo la refleja. Aunque los asientos contables contengan, fundamentalmente, declaraciones de conocimiento sobre hechos, actos o negocios jurídicos, la Ley les atribuye consecuencias jurídicas propias, diversas de las consecuencias jurídicas de los hechos, actos o negocios reflejados en la contabilidad.

2.5. El deber de conservación

El CCom impone a todo empresario el deber de conservación de los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, y durante 6 años (art. 30.1 CCom) a partir del último asiento realizado en los libros.

2.6. La inobservancia de las normas legales en materia de contabilidad

La legislación mercantil no contiene sanciones directas que contemplen el incumplimiento de las prescripciones legales relativas a la llevanza y conservación de los libros. Pero establece sanciones indirectas de indudable gravedad en caso de concurso de acreedores: el concurso de acreedores se calificará, en todo caso, como culpable cuando el deudor obligado a la llevanza de la contabilidad hubiera incumplido esta obligación, llevara doble contabilidad o hubiera cometido irregularidad relevante en la que llevara (art. 164.2.1 LC).

Las entidades sujetas a regímenes especiales de supervisión (entidades de crédito, aseguradoras, sociedades y agencias de valores, etc) afrontan graves sanciones si no llevan la contabilidad reglamentaria.

En la legislación penal se encuentran tipificados el delito contable (art. 310 CP) y el delito de falseamiento de las cuentas anuales de las sociedades de cualquier clase (art. 290 CP).