La expresión publicidad formal es un corolario del carácter público del RC y del hecho de que su contenido puede ser conocido a través de formas especiales reguladas por la ley.
6.1. Los medios de publicidad: la gratuidad de las certificaciones
El conocimiento de los asientos registrales puede adquirirse a través de los siguientes medios:
- Consulta directa o exhibición al interesado de los propios libros registrales, de forma tal que aquél llegue a tener conocimiento de los asientos registrales, pudiendo incluso tomar notas del contenido de ellos. Tales notas carecen de valor probatorio alguno; circunstancia que, junto a la dificultad de consulta directa generalizada (escaso espacio y personal; explican que realmente sea más anecdótica que otra cosa).
- Las notas simples informativas: de lo mismo que puede certificarse se dará, sin garantía, nota simple informativa a quien la solicite (art. 35 RRC) . El giro "sin garantía" demuestra bien a las claras que las notas simples informativas (expedidas por lo general en papel común con el sello del Registro correspondiente) carecen de valor probatorio y explica que sean escasamente utilizadas en la práctica.
- Las certificaciones, por el contrario, son documentos públicos con pleno valor probatorio, tal y como establecía también el art. 596.6 LEC‐1881, el cual hablaba indistintamente de "las partidas o certificaciones de nacimiento, de matrimonio y de defunción", manteniendo así un término (partida) que es el normalmente utilizado para referirse a las certificaciones del RC, aunque ahora haya sido abandonado por la LEC-2000.
Aunque antiguamente el peticionario de las certificaciones debía abonar el importe de las mismas, diversas medidas legislativas han declarado la completa gratuidad de todas las actuaciones del RC, con la sola excepción de los honorarios correspondientes a los informes periciales de los médicos del RC.
La gratuidad de las certificaciones, unida a su particular valor probatorio como documentos públicos, comporta su generalizada utilización en la práctica, siendo, por tanto, el medio habitual de acreditación del contenido de los asientos.
Atendiendo al conjunto de datos que proporcionan, las certificaciones pueden ser:
- Literales: las que comprenden íntegramente los asientos a que se refieren, con indicación de las firmas.
- En extracto y ordinarias: las que contienen los datos de que especialmente hace fe la inscripción correspondiente.
Hoy día las certificaciones suelen ser comúnmente literales, pues la autorización de fotocopias de los libros registrales (art. 26 RRC) hace que sea más fácil proporcionar el contenido íntegro del folio correspondiente que entresacar del mismo algunos datos. Naturalmente, dichas fotocopias se realizan en papel oficial y con una diligencia de compulsa autenticada con la firma del Secretario del Juzgado.
6.2. El carácter público del Registro
El significado del carácter público del RC ha sido perfilado por la propia DGRN en Resolución de 1987, la cual está referida íntegramente a las certificaciones y no contiene referencia alguna a las simples notas informativas o al examen directo de los libros registrales.
El RC, como regla general, tiene carácter público presumiéndose que quien solicita una certificación tiene interés en conocer los asientos y, por consiguiente, derecho a obtener la oportuna certificación. Sin embargo, dicha regla general se ve mitigada por dos razones:
- De una parte, porque las cuestiones relacionadas con la intimidad personal y familiar no deben ser objeto de divulgación indiscriminada y son consideradas como casos de publicidad restringida. En consecuencia, las certificaciones que contengan algunos de los datos reservados (filiación adoptiva, filiación no matrimonial o desconocida, rectificación del sexo, causas de nulidad o separación matrimonial, causas de divorcio, etc.) sólo pueden ser expedidas a favor de los propios inscritos o de sus familiares cercanos o herederos.
- En segundo lugar, para paliar los abusos que podría provocar la gratuidad de las certificaciones, se considera que si el peticionario solicita más de una certificación referida al mismo asiento o documento, el encargado adoptará las determinaciones oportunas a fin de evitar abusos.
6.3. Informatización y acceso telemático a los Registros Civiles
Actualmente, se están digitalizando los datos y archivos de los miles de Juzgados de Paz existentes. Desde el año 2002 es posible solicitar certificaciones a través de Internet, aunque el peticionario recibirá una fotocopia del asiento a través de correo postal.
El sistema previsto en la Ley 20/2011 de Registro Civil (cuya completa entrada en vigor aún no se ha producido) contempla que su soporte y gestión sean fundamentalmente informáticos.
6.4. Referencia al Libro de familia
El llamado Libro de familia es un instrumento más de publicidad de determinados datos relativos a las personas cuyo conocimiento se encuentra bastante generalizado, pues es utilizado para un buen número de actos administrativos. Materialmente, consiste en una libreta de cubiertas azules que, como regla, se entrega a los cónyuges en el momento de ser inscrito el matrimonio (o cuando se lleva a cabo una adopción o el reconocimiento de un hijo no matrimonial).
El objeto fundamental del Libro de familia consiste en anotar en el mismo los datos relativos al matrimonio, nulidad y divorcio, hechos que afecten a la patria potestad y la defunción de los hijos ocurrida antes de la emancipación. Los asientos del Libro de familia tienen valor de certificaciones y de ahí su importancia como medio de prueba.
Cuando entre en vigor la LRC-2011 (prevista para el 30 de junio de 2017) ya no se expedirán más Libros de Familia.
