La Ley impone al empresario individual y a los administradores de sociedades el deber de formular las cuentas anuales al cierre de cada ejercicio (art. 34.1 CCom). En el caso de las sociedades de capital, el plazo máximo de formulación es de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio social (art. 253 LSC).
Las cuentas anuales deberán ser firmadas por el propio empresario si se trata de persona natural; por todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales sean o no administradores, en caso de sociedad colectiva o comanditaria; y por todos los administradores, en caso de sociedades anónima o de responsabilidad limitada, cualquiera que sea la estructura del órgano de administración (art. 37.1 CCom).
Una vez formuladas, se someterán a la aprobación de la junta general. La junta puede aprobar las cuentas o abstenerse, pero no puede modificarlas.
En caso de concurso de acreedores, si el juez hubiera decretado la simple intervención de la facultad de administración, subsiste el deber del empresario individual o de los administradores de sociedades mercantiles de formular las cuentas anuales, pero bajo la supervisión de la administración concursal (art. 46.1 LC). Si el juez hubiera decretado la suspensión, el deber legal de formular las cuentas anuales corresponde a la administración concursal (art. 46. 3 LC).
