Existen RM en todas las capitales de provincias y además en Ceuta y Melilla y otras ciudades especialmente mencionadas en el Reglamentos del Registro Mercantil. Y estos registros territoriales se vinculan con un RMC. De manera que cuando se inscriben actos en los RM territoriales se transmiten la mención del documento inscrito al Registro Mercantil Central para que lo publique en elBoletín Oficial del Registro Mercantil, actualmente informatizado. De esa manera, acudiendo al Registro Mercantil Central es posible determinar en qué Registro Mercantil territorial está inscrito el sujeto cual información se desea, y es acudiendo a ese registro donde se puede conseguir la información concreta que se pretende.
En los RM es voluntaria la inscripción de los comerciantes individuales, lo cual hace que en la realidad sea rarísimo que se inscriban los empresarios individuales. Ello hace que la información fundamental que se ofrece se refiera a las sociedades mercantiles. Estas están obligadas a inscribirse y la sanción si no lo hacen será, en lo referente a la constitución de la sociedad y régimen de la misma, que la sociedad se regirá, como sociedad irregular, por las normas relativas a las sociedades colectivas; régimen muy desfavorable para los socios, que responden por lo tanto solidariamente de las deudas sociales.
La importancia de la inscripción de las sociedades puede comprenderse fácilmente. En efecto, el empresario individual tiene una entidad física propia, esté o no esté inscrito en el Registro Mercantil; pero una sociedad es un ente abstracto cuyas características y elementos fundamentales solo pueden conocerse si son descritos en un documento o en una inscripción registran. De ahí que la inscripción en un registro sea absolutamente básica para ser cuáles son los datos fundamentales de las sociedades que actúan en el tráfico.
En el Registro Mercantil se inscriben solamente los actos y las entidades cuya inscripción está impuesta legalmente y la regla general consiste en que sólo pueden acceder a la inscripción los actos que figuran en documento público, salvo en casos excepcionales expresamente provistos en la ley. Este factor, el documento público como documento normalmente inscribible, significa ya un primer control de legalidad, puesto que ese control habrá sido realizado por el notario o autoridad pública que haya expedido el documento. Presentado el documento en el registro, debe hacerse un asiento de presentación, que es importante para aplicar el principio de prioridad que rige en el registro. Es decir, que tiene preferencia para su inscripción, cuando hay varios documentos incompatibles, el documento que primero haya sido presentado en el registro. En ocasiones se presentan documentos para conseguir anotaciones preventivas, esto es, anotaciones provisionales que impiden la inscripción con posterioridad a las mismas de determinados documentos, de tal manera que al existir la anotación preventiva el recreo interesado pueda saber a través de ella que se está pendiente de alguna actuación y resolución en un sentido determinado. Es decir, que la anotación preventiva cumple la función de impedir que los terceros ignoren el riesgo que existe de una inscripción que todavía no se ha producido, pero que puede producirse.
Otro principio importante también desde el punto de vista registran es el de tracto sucesivo, según el cual, solo pueden inscribirse documentos que sean coherentes con las inscripciones ya existentes en el registro. Entre las sucesivas inscripciones debe haber una coherencia en cuanto a su contenido.
