La redacción de las cuentas anuales encierra un proceso complejo, no solo en un sentido material sino, sobre todo, desde un punto de vista procedimental. Es decir, al margen del trámite de formación material de tales documentos contables, recabando las informaciones precisas y redactando materialmente los documentos requeridos, y en donde la sociedad y sus administradores contaran con el auxilio de técnicos, hay que referirse ahora al proceso de formación de las cuentas anuales bajo el prisma jurídico.
Jurídicamente la formación de las cuentas anuales supone un proceso, por lo que se conforma de distintas fases de manera que la superación de cada una de ellas pone en juego la competencia de distintos órganos. En este sentido, cabe diferenciar tres grandes fases en tal proceso, de modo que habrá que referirse separadamente a una fase de elaboración de las cuentas anuales, una segunda fase en donde éstas quedarán aprobadas y, por último, resulta necesaria una posterior actuación a fin de que las cuentas anuales aprobadas sean objeto de la preceptiva publicidad.
La primera de esas fases es la de elaboración o formulación de las cuentas anuales. La regla básica en esta materia se encuentra en cuanto dispone el art. 253 LSC. A tenor de este precepto, la formulación de las cuentas anuales es una competencia atribuida al órgano de administración. Por lo tanto sobre los administradores sociales recae un deber de formular las cuentas anuales. Este deber ha de ser atendido con la diligencia exigible en razón del cargo (art. 225 LSC) y, además, de modo tempestivo; esto es, dentro del plazo dispuesto. El art. 253.1 LSC concreta el plazo dentro del cuál se ha de dar cumplimiento a tal deber, pues los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado.
Dado su significado de debe exigible a los administradores sociales, el texto legal ha considerado improcedente que la formulación de las cuentas anuales pueda encomendarse a un tercero que colabore con aquellos. Por ello, la competencia para formular las cuentas anuales no solo se atribuye a los administradores de la sociedad sino que, además, esa competencia resulta indelegable (art. 249 bis e LSC).
Esta última observación advierte ya del significado que tiene la competencia atribuida a los administradores sociales. El elemento relevante en esta fase no es tanto la confección material de los documentos que integrarán las cuentas anuales como, mejor, la responsabilidad que se asume por la formulación de estas cuentas anuales. La propuesta o formulación de las cuentas anuales encierra una manifestación de voluntad que se confía a los administradores sociales, quienes formulan esas cuentas anuales para someterlas a la consideración del otro órgano social; esto es, la JG.
Estas ideas permiten afrontar algunos problemas. En este sentido, y en cuanto que encierra una manifestación de voluntad de los administradores sociales, el acuerdo de formulación de las cuentas anuales debe formalizarse. En tal sentido, el art. 253.2 LSC requiere que los documentos que integran las cuentas anuales sean formados por ellos. Pues bien, si faltare la firma de algún administrador será necesario expresar la causa a la que obedezca tal ausencia de firma.
De otra parte, se suscita la cuestión relativa al cumplimiento intempestivo o tardío de este deber. Desde luego, el incumplimiento del plazo señalado no incide en la validez del acuerdo o decisión adoptados, de manera que la resolución de los administradores por la que formulan las cuentas anuales, pese a su carácter extemporáneo, es perfectamente válida u surte los efectos previstos. Ahora bien, ello no óbice para formar el incumplimiento del deber que la norma impone, por lo que, en su caso, pudiera ser causa que permitiera exigir la pertinente responsabilidad a los administradores sociales que cumplieron tardíamente con su deber de formular las cuantas anuales.
La decisión o acuerdo de formulación de las cuentas anuales tiene un dignificado de propuesta, de modo que la competencia para decidir sobre su aprobación se confía a la JG de la sociedad (arts. 160.a y 271.1 LSC). Esta competencia de la JG es excluida y excluyente, sin que pueda delegarse en otro órgano social.
Respecto del ejercicio de esta competencia por parte de la JG han de destacarse algunos aspectos.
En primer lugar, la JG deberá su competencia para a aprobación de las cuentas anuales dentro del plazo dispuesto al efecto. En este sentido, debe recordarse que la JG se reunirá necesariamente dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado (art. 164.1 LSC). La convocatoria o celebración extemporánea de la junta no impide la posibilidad de que ésta apruebe las cuentas anuales (art. 164.2 LSC), sin perjuicio de la posible responsabilidad que, en atención a las concretas circunstancias, pudiera exigirse a los administradores sociales.
De otra parte, el mero hecho de la convocatoria dela JG a fin de que ésta se pronuncie sobre la aprobación de las cuentas anuales también genera otras consecuencias. En este sentido, hay que señalar que, desde la fecha de la convocatoria de tal junta, a los socios les asiste un derecho de documentación, de manera que éstos tienen derecho a que se les entregue una copia de los documentos sobre los que vaya a pronunciarse la propia JG (art. 272.2 LSC).
Por último, y como una cuestión central, es preciso delimitar adecuadamente cual es el alcance de la competencia atribuida a la JG en orden a la aprobación de las cuentas anuales. La junta que fuera convocada con tal finalidad es destinataria de una pluralidad de documentos y propuestas sobre los que debe pronunciarse aunque con un carácter distinto, al igual que censurará la gestión social. Así lo señala el art. 164.1 LSC al disponer la competencia de la junta para aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.
Si se compara el tenor literal de los arts. 272.1 y 273.1 LSC podrá llegarse a conclusiones importantes. En primer lugar, hay ciertos documentos que se presentan a la JG y sobre los que no se va a requerir pronunciamiento alguno por parte de ésta, dado que atienden a una finalidad informativa a favor de los socios y para facilitar la adopción de los acuerdos sobre las cuentas anuales, la aplicación del resultado y la censura de la gestión social. Así sucede respecto del informe gestión que elaboraran los administradores al igual que con el que, en su caso, presentara el auditor. Sin embargo, tal y como destaca la literalidad de los preceptos citados, sí se requiere un pronunciamiento expreso, como tal acuerdo, respecto de dos extremos, ya que la junta probará las cuentas anuales y, de otra parte, resolverá sobre la propuesta de aplicación del resultado. Ello significa que la competencia de la JG respecto de las cuentas anuales se limita a una mera competencia de aprobación o rechazo, sin que pueda modificar las cuentas anuales formuladas por los administradores sociales. Ahora bien, la competencia de la junta respecto de la aplicación del resultado en mucho más amplia y no queda constreñida por esa limitación, de manera que podrá aceptar o rechazar cuanto los administradores propongan pero, también, modificar esa propuesta de aplicación del resultado.
La última fase de ese proceso complejo que da lugar a las cuentas anuales de una sociedad de capital es la relativa a la publicidad de que han de ser objeto una vez aprobadas. En razón de la relevancia de las informaciones que ofrecen respecto de los intereses afectados, el texto legal un particular régimen de publicidad para las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión y el informe de auditoría.
A fin de hacer realidad la publicidad requerida, los administradores de la sociedad deberán presentar, para su depósito en el RM del domicilio social, una certificación de los acuerdos adoptados en la JG que aprobara las cuentas anuales, así como un ejemplar de ellas y, si resultaran obligatorios, del informe de gestión y del informe de auditoria (art. 279.1 LSC). Este deber ha de atenderse por los administradores sociales de modo tempestivo, pues la LSC dispone el plazo de un mes para causar tal depósito que se habrá de contar desde la fecha de celebración de la JG que hubiera aprobado las cuentas anuales.
Ahora bien, para causar tal depósito, no basta con que los administradores presenten los documentos requeridos en el RM del domicilio social sino que es necesario algo más. En este sentido, el registrador deberá actuar, con carácter previo y como presupuesto de tal depósito, un control de legalidad a través de la calificación de estos documentos presentados (art. 280 LSC). En todo caso, conviene deshacer que ese control de legalidad es puramente formal y, en principio, se sujeta a un plazo. En primer lugar, es un control formal, en el sentido de que el registrador se limitará a verificar la suficiencia y la regularidad, es decir si han sido aprobados por la JG y constan las firmas exigidas, respecto de los documentos sujetos a tal depósito. De otra parte, esta calificación formal deberá producirse en los 15 días siguientes a la fecha del asiento de presentación que se causara en el RM Superado tal trámite y obtenida la calificación, se formalizará el depósito de las cuentas anuales, practicándose el correspondiente asiento en el libro de depósitos de cuentas anuales y en el folio registral de la sociedad depositante.
Pero, para hacer eficaz este derecho que asiste a cualquier persona para acceder a las informaciones derivadas de las cuentas anuales depositadas, el texto legal prevé la publicidad del hacho del depósito causado (art. 284 LSC), confiándose a las normas reglamentarias su concreción. El art. 370 RRM dispone el siguiente régimen de publicidad a tal fin. En primer lugar, dentro de los tres primeros días hábiles de cada mes, el registrador remitirá al RMC una relación alfabética de las sociedades que hubieran causado el depósito de sus cuentas anuales durante el mes anterior. Recibidos los listados provenientes de los distintos registros territoriales, el RMC publicará, mediante anuncio en el BORM, el listado de sociedades que han depositado en sus cuentas anuales. De este modo, se da noticia del depósito a quien pudiera resultar interesado, pudiendo éste, después, acceder al contenido de las cuentas anuales depositadas.
Dada la configuración del depósito de las cuentas anuales como un deber que recae sobre las sociedades de capital, el texto legal dispone un régimen de sanciones ante su incumplimiento (arts. 282 y 283 LSC).
La primera de estas sanciones tiene carácter pecuniario. Así, el incumplimiento del deber de depositar las cuentas anuales podrá dar lugar a una multa a la sociedad, por importe de 1.200 a 60.000 €, que se impondrá por el ICAC, previa instrucción del oportuno expediente. Pero, también y con una mayor importancia práctica, el art. 282 LSC dispone el cierre registral de la sociedad en tanto en cuanto no cause el depósito de sus cuentas anuales. En su virtud, la sociedad no podrá inscribir en el RM documento alguno salvo que se trate del cesa de sus administradores, la revocación de poderes, la disolución social, el nombramiento de liquidadores así como las inscripciones ordenadas por la autoridad judicial o administrativa.
