Producción y aportación de la prueba documental pública

A)Aportación

a)La regla general

La Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC) guarda silencio respecto del momento de aportar la documental pública en los artículos que dedica a este medio de prueba. Rigen las disposiciones comunes a los procesos declarativos sobre la "presentación de documentos, dictámenes, informes y otros medios e instrumentos" arts. 264 a 272 LEC. Conforme a estos preceptos, los documentos públicos, los documentos privados, los dictámenes periciales privados y los nuevos medios de prueba, han de aportarse por las partes al inicio del proceso: como documentos que acompañan a los escritos de demanda y de contestación (arts. 264 y ss) o, en el caso del Juicio Verbal, "al comparecer a la vista" (arts. 264 y 265.4 LEC).

No existe unidad doctrinal sobre el motivo del legislador por el que se "adelanta" el momento procesal para la aportación del medio de prueba documental. Una de las razones es el valor probatorio privilegiado que el ordenamiento jurídico civil confiere a los documentos y, por tanto, la conveniencia de "descubrir" los medios de ataque y de defensa que pueden hacer inútil la oposición del demandado o el mantenimiento de la demanda entablada, poniendo término al litigio iniciado mediante formas anormales de finalización o, simplemente, por la posibilidad de impugnar los documentos presentados, por el procedimiento que la LEC establece para tal supuesto (art. 320 LEC). Se posibilita, así, desde el principio del litigio el "juego limpio" entre las partes dentro del proceso, es decir, el principio de igualdad de armas, en el sentido de que no pueda producirse indefensión para la parte "sorprendida" por la aportación tardía de documentos trascendentales.

Como consecuencia de la vigencia del principio de aportación de los hechos y de las pruebas, las partes han de acompañar a los escritos de alegaciones los documentos públicos procesales, esto es, los que acreditan el cumplimiento de los siguientes requisitos:

  1. determinados presupuestos procesales como los de la capacidad de postulación (la escritura pública notarial de otorgamiento del poder general o especial para litigar de la parte actora o demandada a favor de su procurador -art. 264.1-);
  2. los que acreditan la capacidad procesal del representante, es decir, el documento público que otorga la parte material a favor de su representante -la parte procesal- (art. 264.2);
  3. los que determinan el procedimiento a seguir por razón de la cuantía (el documento público que acredite el valor de la cosa litigiosa -art. 264.3-); y
  4. los que acreditan la capacidad de conducción procesal (art. 265.1.1 y 2, 266.2 a 5).

Igualmente, han de acompañar los documentos públicos materiales o "relativos al fondo del asunto" (los números 1 y 3 del art. 265.1 hacen referencia a "los documentos en que ... funden su derecho a la tutela judicial que pretenden" y "las certificaciones y notas cualesquiera asientos registrales...").

En el caso de que las partes no dispusieran de esos documentos, porque no pueden acceder a los mismos, circunstancia que han de acreditar (ej. los registros "públicos" permiten a los interesados obtener las copias fehacientes y la LEC presume la posibilidad de su aportación -art. 265.2-), "podrán designar el archivo, protocolo o lugar en que se encuentren, o el registro libro registro, actuaciones o expediente del que se pretenda obtener una certificación" (art. 259.2 LEC).

La consecuencia jurídica de la falta de aportación de la documental pública en la fase de alegaciones consiste en la preclusión, es decir, la imposibilidad de aportar después esos documentos (art. 269 LEC), que se traduce en su inadmisión por extemporáneos por parte del Tribunal, ya sea de oficio o por denuncia de la contraparte, salvo que sean accesorios o complementarios. La providencia de inadmisión no es recurrible y ordenará la devolución de los documentos a la parte que los aportó fuera del plazo legalmente previsto (art. 272 LEC). En los casos especiales del art. 266 LEC (demanda de responsabilidad civil contra jueces y magistrados, el juicio de alimentos, el juicio de retracto y los procesos sucesorios), no opera la preclusión, sino la inadmisión de la demanda (art. 269.2 LEC), debido a que en estos supuestos especiales, la aportación de tales documentos justifica el presupuesto procesal de la capacidad de conducción procesal.

b)Excepciones

Existen excepciones a la regla general previstas en los arts. 265.3, 270 y 271 LEC. Tampoco son de aplicación esas normas generales a los procesos especiales previstos en el Título 1 del Libro IV, en los que existe un interés público a tutelar que provoca el justo equilibrio entre los principios de aportación y de investigación y, por tanto, la inaplicación de los plazos preclusivos para la introducción de hechos y de documentos, ni de las normas probatorias que otorgan un privilegiado valor al interrogatorio de las partes y a la documental (art. 752.1-2 LEC).

El art. 265.3 permite que el actor aporte, en la Audiencia Previa del Juicio Ordinario -y, aunque la ley guarde silencio, también es aplicable al contenido de la Vista del Juicio Verbal, art. 443 LEC-, nueva documental para rebatir los hechos impeditivos, extintivos y excluyentes alegados por el demandado al contestar a la demanda.

El art. 270 (rubricado "presentación de documentos en momento no inicial del proceso") admite, a su vez, una triple excepción respecto de los documentos materiales ("sobre el fondo del asunto") de fecha posterior a la fase de alegaciones o a la Audiencia Previa (art. 270.1.1); los documentos de fecha anterior a esas fases, siempre y cuando la parte que pretende introducirlos "justifique no haber tenido antes conocimiento de su existencia" (art. 270.1.2), lo que, evidentemente, requiere de una actividad probatoria justificativa de ese desconocimiento (debido a la obligación que pesa sobre las partes de actuar con buena fe, el Tribunal puede imponer una multa a esta parte si aprecia ánimo dilatorio o mala fe -art. 270.2-); y los casos sobre la falta de disposición de la documental por encontrarse en archivos o registros, siempre y cuando se hubiera realizado en el escrito de demanda y de contestación la correspondiente salvedad (art. 270.1.3).

El art. 271 establece un plazo preclusivo final, sometido a su vez a excepción, para la aportación tardía de esos documentos: este precepto dispone la inadmisión de la documental aportada "después de la vista o juicio", una vez finalizada la fase probatoria y la de conclusiones. La única posibilidad para su aportación será solicitar diligencias finales o, en el peor de los casos, su aportación en la segunda instancia. La aludida excepción permite la aportación de la documental "pública" (judicial y administrativa) respecto de documentos dictados o comunicados con posterioridad a la fase de conclusiones, en relación con "sentencias o resoluciones judiciales o de autoridad administrativa" siempre que puedan ser "condicionantes o decisivas" para la resolución del pleito en la primera instancia o en fase de recurso. Estos concretos documentos pueden aportarse en la fase final del proceso (la sentencia) y serán sometidos a la lógica contradicción entre las partes, con suspensión del plazo para dictar sentencia. Esta excepcional salvedad final no requiere que el documento público judicial que recoge el contenido, por ejemplo, de una sentencia, sea firme, ni que el documento administrativo que contiene una determinada actuación sea definitiva (que haya puesto fin al procedimiento administrativo). Ello no obstante, el legislador admite su tardía incorporación, precisamente por la importancia probatoria de la documental pública en el proceso civil.

B)Modo de producción

Debido a la dispersión normativa respecto de la documental, existen dos disposiciones sobre la "forma de presentación" (art. 267) o el "modo de producción" (art. 318) de la documental pública. Una interpretación armónica de ambos preceptos aconsejaría la aportación original del documento público para que tenga la fuerza probatoria privilegiada del art. 319, pues así se reduce la posibilidad de la contraparte de impugnar su autenticidad a efectos probatorios (art. 320), prácticamente limitada a tacharlo de falso.

Pero como lo más frecuente es que las partes no dispongan de los originales, que son custodiados por los fedatarios públicos, deberán aportar la copia o certificación fehaciente del documento público (copia adverada por el fedatario público) y, en defecto de las mismas, una copia simple del documento (que también se expide con base en el documento original, pero no utiliza papel timbrado, ni contiene nota de cotejo con el original y tampoco queda nota de su expedición en el original o matriz). Esta forma de presentación de los documentos públicos no contrarresta su privilegiado valor, pero sólo lo tendrán si no es impugnada su autenticidad por la contraparte (arts. 318, 267 y 320).

Más discutible resulta la aportación del documento público mediante mera fotocopia. La inadecuación existente entre las normas reguladoras del modo de producción de la documental pública (arts. 318 y 267 LEC, que guardan un ilustrativo silencio sobre la presentación de fotocopias), y el art. 334 LEC (titulado "valor probatorio de las copias reprográficas y cotejo") desaconsejan esta opción desde un punto de vista práctico. Así, hay Audiencias Provinciales que han inadmitido, por extemporáneo, la presentación de la copia fehaciente del documento público inicialmente aportado mediante mera fotocopia.

El art. 321 LEC prevé el caso de la aportación de la documental pública mediante "testimonio o certificación fehacientes de sólo una parte" de la misma (ej. la aportación de una sentencia "no firme" cuando de su firmeza pueda depender la eficacia de la cosa juzgada positiva). En este caso, sólo tendrá valor probatorio privilegiado (prueba plena) "mientras no se complete con las adiciones que solicite el litigante a quien pueda perjudicarle". Este precepto no señala el momento preclusivo para proceder a ese "complemento", porque rigen las normas generales sobre la aportación tardía de la documental (arts. 270 y 271 LEC).

C)Obligación de exhibición

Los arts. 328 a 333 LEC regulan la obligación de exhibición por las partes de los documentos existentes entre ellas y terceras personas. Estas normas son una manifestación, en el ámbito documental, de la vigencia del principio general de la buena fe procesal como principio rector de todo el proceso civil (art. 247 LEC), el cual obliga a las personas que tienen en su poder determinados documentos relevantes para la suerte del litigio a colaborar con la Justicia (art. 118 CE) en el descubrimiento de la verdad material en el proceso civil. Estos preceptos han de complementarse con las diligencias preliminares, que también afectan a la documental.

Del estudio de estas normas, se desprende la siguiente clasificación.

a)De las partes

El art. 328 regula la obligación de las partes de exhibir los documentos que obren en su poder. Faculta a la parte interesada en la aportación del documento público a solicitar a las demás (sean partes procesales o materiales) "la exhibición de documentos que no se hallen a disposición de ella y que se refieran al objeto del proceso o a la eficacia de los medios de prueba". El tiempo y lugar para realizar esta petición han de coincidir con el de la fase de alegaciones, es decir, el demandante y el demandado han de introducir estas solicitudes en sus respectivos escritos de demanda y de contestación, pues es, en ese momento procesal, cuando han de aportar la documental pública (y privada). Si la parte gravada con tal aportación no dispone de documento público alguno, pero conoce de su existencia, o sólo tiene en su poder una copia simple o mera fotocopia del mismo, siendo estos medios de prueba pertinentes, relevantes, útiles y lícitos, ha de reflejarlo en su escrito de alegaciones y solicitar del Tribunal la colaboración de la parte en cuyo poder se encuentra el documento público, o su original o copia fehaciente, respectivamente. La parte interesada en requerir su exhibición deberá, si no dispone de copia alguna, indicar "en los términos más exactos posibles el contenido de aquél", y si dispone de una fotocopia o copia simple del documento público, deberá acompañarla a la solicitud (art. 328.2 LEC).

El art. 329 LEC regula los efectos de la negativa, injustificada, a la exhibición de los documentos. En el caso de que el Tribunal estime la petición de exhibición requerirá a la parte que dispone del documento para su "exhibición". Si se niega "injustificadamente" a cumplir con esta obligación, existe una doble posibilidad:

  1. la primera consiste en la admisión tácita: en la posibilidad judicial de otorgar valor probatorio privilegiado a la copia simple o a la fotocopia (art. 329.1 LEC), a pesar de que no sea posible su cotejo con el original; y
  2. la segunda, permite pedir a la parte que no dispone de copia alguna del documento público al Tribunal que "formule requerimiento" (art. 329.2) a la parte que dispone del documento para su exhibición bajo sanción de responsabilidad criminal por desobediencia a la autoridad. Se trata de un importante "factor disuasorio", pero lo cierto es que, si la parte continúa en su actitud obstruccionista, no exhibirá el documento.

b)De terceros (arts. 330 a 333 LEC)

Estas disposiciones sólo permiten al Tribunal, previa solicitud de la parte interesada, requerir a terceras personas (ya sean personas físicas o jurídicas, privadas o públicas) para que exhiban la documental pública trascendente que se encuentre en su poder. Se trata de una obligación procesal que pesa sobre terceros no litigantes, razón por la cual el juzgador ha de sopesar los motivos alegados por dichas personas para no exhibir tales documentos (ej. su derecho fundamental a la intimidad, al honor, a la propia imagen, al secreto profesional, o el carácter reservado o secreto del documento -art. 332-). La resolución dictada, ya sea a favor o en contra de la exhibición, es irrecurrible, con independencia de poder reiterar la petición en la segunda instancia (art. 330.1 LEC).

Hay que criticar la insuficiencia de esta específica regulación que reduce las consecuencias jurídicas de la negativa injustificada a la exhibición a la sanción penal del tercero por desobediencia. De la lectura pausada de estos preceptos ni siquiera es posible extraer la consecuencia de la admisión tácita o ficta confessio respecto de las fotocopias o copias simples aportadas que no es posible cotejar, precisamente, por la actitud obstruccionista del tercero.