Cada Estado en ejercicio de su soberanía delega en sus jueces, notarios, registradores y otras autoridades el ejercicio de ciertas funciones que cristalizan en una variada tipología de documentos eficaces dentro de los límites del Estado. La circulación más allá de esa frontera precisa de la articulación de soluciones para que puedan producir el efecto pretendido.
Junto a las reglas típicas en este sector, hay un incremento de Certificados europeos o documentos uniformes expedidos por autoridades judiciales o no judiciales de los Estados UE, en el curso de procedimientos europeos anejos a ciertos Reglamentos UE que aseguran el efecto ejecutivo.
Por otra parte, todos los documentos públicos extranjeros plantean el problema de su eficacia extraterritorial a efectos probatorios y como títulos eventualmente inscribibles en un Registro español. Se han llamado también efectos impropios dado que es el Estado receptor el que establece los requisitos para que puedan ser acogidos. En general no precisan el paso por el procedimiento de exequátur, como procedimiento adicional, aunque sí han de observar determinadas condiciones de validez, contrastada por mecanismos de control más flexibles y rápidos que facilitan la eficacia extraterritorial.
Por último, respecto a la emisión de documentos públicos en España, se suscita el problema del Derecho aplicable a la forma de los actos y negocios jurídicos otorgados ante autoridad española. La validez formal está condicionada por lo que disponga la ley rectora designada por la norma de conflicto competente.
Conviene atender una consideración de carácter terminológico. En primer lugar, resulta preferible hablar de documentos extranjeros en lugar de documentos otorgados o dictados en el extranjero, dado que esta última denominación abarcaría los actos realizados con intervención de autoridades extranjeras, pero también de autoridades diplomáticas o consulares de España en el extranjero. Los actos otorgados ante autoridades diplomáticas y consulares españolas en el extranjero son actos españoles. Las autoridades diplomáticas y consulares son autoridades españolas en el exterior y están sujetas a la ley española en su intervención.
En segundo lugar, hay que diferenciar los documentos públicos (arts. 1216 y ss. CC y 317 LEC) de los documentos privados (art. 1225 CC). Para el concepto de documento público se ha de acudir a dos disposiciones centrales. Por una parte, el art. 1216 CC caracteriza a los primeros como “… los autorizados por un Notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la ley”. En el plano procesal la LEC, sin definirlos, se refiere entre otros a “resoluciones y diligencias y actuaciones judiciales, los intervenidos por corredores de comercio, las certificaciones de registros de la propiedad, mercantil, civil y en general los expedidos por funcionarios públicos facultados” (art. 317). Así pues, documentos públicos extranjeros serán los intervenidos por autoridades extranjeras.
