4.1. Folio real y Libro de Inscripciones
El Registro de la Propiedad bascula sobre los inmuebles y se encuentra organizado de forma tal que los verdaderos protagonistas de su contenido son los bienes inmuebles que a él acceden y no las personas que ostentan derechos sobre los mismos.
El Registro de la Propiedad no dedica un folio (o varios) a cada persona, como por ejemplo, ocurre en el Registro Civil, sino a cada finca.
Así, frente al sistema de folio personal, se opta por el sistema del folio real a cada bien inmueble se le dedica un conjunto de folios del libro fundamental del Registro: el Libro de Inscripciones, en el que se toma nota de aquellos derechos reales que, tras el correspondiente análisis del Registrador, son definitivamente inscritos.
La Ley 24/2005 ha añadido dos párrafos al art 238 LH:
- Los libros de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles deberán llevarse por medios informáticos que permitan en todo momento el acceso telemático a su contenido.
- El Registro dispondrá de un sistema de sellado temporal que dejará constancia del momento en que el soporte papel se trasladó a soporte informático.
El art. 9 LH tras ser modificado por la Ley 13/2015 dispone que, a partir del 1 de noviembre de 2015, "el folio real de cada finca incorporará necesariamente el código registral único de aquélla. Los asientos del Registro contendrán la expresión de las circunstancias relativas al sujeto, objeto y contenido de los derechos inscribibles según resulten del título y los asientos del registro, previa calificación del Registrador".
El apartado 5 de la Resolución-Circular de 3/11/2015 de la Dirección General de los Registros y el Notariado establece que "se utilizará como código registral único de finca contemplado en el art. 9 y otros de la LH, el actual sistema de identificador único de finca registral […] y será aplicable tanto a las fincas registrales preexistentes al 1/11/2015 como a las que abran folio real a partir de dicha fecha, incluidas las participaciones indivisas que determinen la apertura de folio registral". A partir de la Resolución de la Dirección General de los Registros y el Notariado de 2/8/2016 que homologa la aplicación informática registral sólo se aplicará el código único de finca registral aunque como señala la Resolución de la Dirección General de los Registros y el Notariado de 2/9/2016 en la publicidad formal para fincas anteriores al 2/8/2016 se hará referencia también al número registral que tenía anteriormente la finca.
4.2. Libros índices
Para facilitar la tarea de búsqueda existen también unos índices, por supuesto alfabéticos, se refieren distintamente a:
- Fincas, de una parte (distinguiendo entre rústicas, urbanas y las denominadas anormales o especiales) y, de otra, a
- Personas, que sean titulares de derechos reales sobre bienes inscritos.
4.3. Libro Diario
La inscripción registral propiamente dicha no tiene lugar de forma automática, sino una vez que el Registrador haya procedido a calificar positivamente el documento presentado, junto al Libro de Inscripciones, asume una gran importancia práctica el Libro Diario o Diario de operaciones del Registro.
En él se han de anotar, con referencia explícita incluso a la hora concreta de ingreso en el Registro, todos los documentos que se presenten en la oficina registral. Para ello se extiende el denominado, asiento de presentación cuya hora y fecha son determinantes de la propia "antigüedad" o "prioridad temporal" de las inscripciones.
4.4. Libro-Registro de entrada
Es un mero auxilio del Libro Diario, aunque simultáneamente garantiza el funcionamiento regular del Registro y del orden de despacho por el Registrador de los documentos presentados a calificación.
La importancia del Libro de Entrada ha determinado que la Ley 24/2005 incorpore dos nuevos párrafos al art. 248 LH para dar rango legal a su regulación y para actualizar su funcionalidad a los aspectos telemáticos.
4.5. Libro de alteraciones en las facultades de administración y disposición
Existe un libro especialmente dedicado a la inscripción de las resoluciones judiciales en que se declare la incapacidad legal para administrar, la ausencia, el fallecimiento y cualesquiera otras (resoluciones judiciales) por las que se modifique la capacidad civil de las personas en cuanto a la libre disposición de sus bienes.
A este libro se le ha llamado tradicionalmente Libro de Incapacitados.
4.6. Otros libros del Registro
Existe en cada Registro un inventario o una relación de los legajos que han de realizar los Registradores.
Finalmente, los arts. 620 y ss. del Reglamento Hipotecario determinan las características del Índice de fincas y derechos con finalidad estadística que ha de llevar cada Registro. Una vez centralizados el conjunto de los datos estadísticos, son publicados anualmente por la propia Dirección General de los Registros y del Notariado.
